Caso
La agenda vivía en un móvil. Ahora vive en un sistema.
Kukelure es un centro de estética y salud de Pizarra. Antes de esto, cada cita se cerraba en una conversación: horarios, huecos, cambios y anulaciones, todo a mano.
- Cliente
- Kukelure Estética y Salud · Pizarra, Málaga
- Mi papel
- Diseño y desarrollo completo
- Estado
- En producción
El problema
El coste no era el tiempo. Era que la agenda no existía fuera de una cabeza.
En un día cargado llegaban a ser veinticinco conversaciones, y ninguna baja de cinco minutos: hay que mirar el hueco, proponerlo, esperar, confirmarlo y apuntarlo. Hasta cincuenta citas a la semana pasaban por ahí, contando las de esa semana y las de las siguientes.
Y mientras se atiende a una clienta no se contesta el móvil, así que la respuesta llega tarde y la clienta ya ha llamado a otro sitio. Ese es el problema de verdad: no que se pierda una hora, sino que se pierden citas.
Las decisiones
Cinco decisiones, y por qué se tomaron.
Esto es lo que separa construir software de montar una página. Cada una de estas se pudo hacer de otra manera, más fácil, y habría salido peor.
- 01
Reservar sin crear cuenta
Pedir una contraseña para pedir hora pierde la mitad de las reservas, y además obliga a custodiar contraseñas de gente que solo quería una cita. El sistema identifica la reserva, no a la persona.
- 02
Un enlace privado por correo, en vez de un panel de cliente
La confirmación lleva un enlace único con el que consultar, cambiar o anular la cita. Se consigue el control que da una cuenta sin ninguna de sus fricciones, y el correo sirve además de justificante.
- 03
Un motor de disponibilidad, no una rejilla de horas
El horario no es de nueve a dos: cambia por día, por servicio y por temporada, y cada tratamiento dura lo suyo. Los huecos se calculan a partir de esa duración real, así que lo que se ofrece siempre cabe.
- 04
Las reglas de acceso, dentro de la base de datos
Quién puede ver qué se decide a nivel de fila, no en el navegador. Aunque alguien manipule la petición, no hay nada que devolver. Una comprobación en el cliente es una sugerencia; esta no.
- 05
Un panel que se usa sin aprender nada
Dos roles y una sola pantalla que importa: las citas que entran, para aceptar o rechazar. Si el panel hubiera necesitado un manual, se habría vuelto al WhatsApp en dos semanas.
El resultado
Reservar dejó de necesitar una conversación.
Las clientas ven los huecos que existen de verdad y cogen el que les viene bien, a la hora que sea. Silvia entra al panel, acepta o rechaza, y el correo sale solo.
- Lo que se iba en el día más cargado, solo respondiendo para cuadrar citas.
2 h 05
25 conversaciones × 5 min
- Citas por semana, cuadradas a mano una a una.
50
en la semana más cargada
- Mensajes que hace falta cruzar hoy para reservar.
0
la clienta ve el hueco y lo coge
Son máximos que aporta quien construyó el sistema, no salidas de una herramienta de medición. Se dicen como lo que son: el día y la semana más cargados.
Ver kukelure.com¿Tienes un proceso así?
Si algo de esto te suena —una agenda en el móvil, un cuaderno, una hoja de cálculo que solo entiende una persona—, cuéntamelo y te digo si tiene arreglo.